電話をかけるときは、あらかじめ用件を紙に書き出しておき、スムーズに話せるようにしましょう。

そして、メモを準備しておきましょう。


かけるタイミングは「始業の直後」「昼休み」「終業の直後」は止めておきましょう。

このタイミングは多忙な時間帯なので相手の機嫌を損ねる可能性があります。

ビジネスマナーとして、この時間帯は避けるべきです。


どうしても電話をかける必要性があるときは、「お忙しい」「お休みの」「遅い」などの言葉を先に言ってから本題に入ります。

このとき、こちらの名前を相手に言っておきます。

相手は会社名を言うはずなので、それから「○○と申します。

○○部の○○さまはお手すきでしょうか？」と言うのが通常のビジネスマナーです。


続いて、「○○のことについてお話したいのですが、少しお時間をいただいて宜しいでしょうか？」と付け加えます。

相手が納得したら、「有り難うございます」と言いながら本題に入ります。


そして、用件は手短に伝えます。

長電話は相手を不快な気持ちにさせます。


受話器を置くタイミングは、かけたほうになります。

自分からかけた場合は、自分から置くことになります。

このとき、うるさくないよう静かに受話器を切ります。

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